Organizacja wesela czy jakiejkolwiek rodzinnej imprezy, także pod względem gastronomicznym, jest nie lada wyzwaniem. Ale zdecydowanie trudniej jest wtedy, kiedy trzeba przygotować uroczystość dla mnóstwa osób, których się… nie zna! A przynajmniej nie na tyle, by ufać, że przymkną oko na ewentualne wpadki, tak jak to bywa w rodzinie. W przypadku słodkiego cateringu na imprezy firmowe liczy się więc każdy szczegół! Jak wygląda zamawianie tortów i ciast na imprezy?
Jak długo przed imprezą zamówić catering z torem i ciastami?
Żelazną zasadą we wszystkich usługach jest „im wcześniej, tym lepiej”, ale jeśli chodzi o zamawianie ciast i tortów na imprezy dla większego grona osób, warto to zrobić dopiero wtedy, kiedy będą znane preferencje gości, np. dotyczące diet. Obecnie bowiem coraz więcej osób rezygnuje ze spożywania klasycznej mąki, cukru czy innych produktów, które są naturalnymi składnikami ciast i deserów. Dlatego też wraz z powiadomieniem gości o imprezie warto wystosować do nich prośbę o wskazówki odnośnie ewentualnych alergii czy diet, by można było dostosować menu dla każdego. Słodki catering na imprezę warto zamówić dopiero wtedy, kiedy uzyska się jak najwięcej informacji.
Jednocześnie należy mieć na uwadze regulamin miejsca, z którego zamawia się ciasta, torty i desery na imprezy – nasza pracownia podaje, o ile wcześniej należy złożyć zamówienie na ciasta i należy się do tego dostosować, jeśli chce się mieć pewność, że usługa będzie w pełni zadowalająca.
Jakie informacje należy przedstawić w momencie zamawiania ciast?
Rodzaj i ilość ciasta na imprezę to najważniejsze informacje, jakie należy podać przy zamawianiu deserów na przyjęcie. Jednak im więcej szczegółów się poda – tym lepiej! Jak zostało wspomniane – jeśli ma się szczególne wymagania odnośnie ciasta (bezglutenowe, dla diabetyków, bez laktozy itp.), również należy je przekazać. Istotną informacją jest również styl imprezy, który zasugeruje, w jakim sposób mają zostać udekorowane słodkości, szczególnie jeśli zamawia się je z artystycznej pracowni! Ciasta na przyjęcie firmowe mogą być udekorowane zgodnie z charakterem biznesu, np. w kolorystykę z logo biznesu czy też w przypadku niektórych deserów tematycznie pomalowane.
Określenie stylu przyjęcia może również pomóc w wyborze odpowiednich smakołyków. Desery zamawiane na elegancką imprezę firmową powinny być równie efektowne – można się skusić na coś bardziej oryginalnego niż klasyczne ciasta i ciasteczka. Z pewnością o wszystkich ciekawych opcjach poinformuje obsługa pracowni.
Ważne jest także przedstawienie warunków lokalowych i zwrócenie uwagi na pogodę. To również może mieć wpływ na to, jakie zamówić ciasto i desery na imprezę. Z pewnością pracownicy zwrócą uwagę, jeśli jakiś deser będzie wymagał np. niskiej temperatury lub też jego forma nie będzie miała szans na utrzymanie się w dobrym stanie podczas upałów. To, czy przyjęcie ma charakter garden party czy też odbywa się w klimatyzowanym lokalu, ma duże znaczenie przy zamawianiu słodkich przekąsek na imprezę.
Do kiedy można wprowadzać zmiany w swoim zamówieniu?
Zamawianie ciast na imprezy okolicznościowe zawsze wiąże się z ryzykiem – nigdy nie wiadomo, czy w ostatnim momencie ktoś nie zrezygnuje z uczestnictwa czy też po prostu – czy wszystko się uda. Niestety, jeśli chodzi o słodki catering na imprezy, należy liczyć się z tym, że najwyżej czegoś będzie za dużo (to lepsza opcja niż za mało!), bo zamówienie ciast na przyjęcie należy potwierdzić do określonego przez pracownię czasu. Do kiedy konkretnie? To kwestia indywidualna danego miejsca.
Jak wygląda transport tortu i ciast na imprezę?
Zazwyczaj możliwe są dwie opcje – transport zlecony przez pracownię lub indywidualny. Bezpieczniejszy jest transport ciasta na imprezę zlecony przez pracownię. Wówczas odbywa się samochodem przystosowanym do przewożenia deserów, zapewniającym im odpowiednie zabezpieczenie oraz temperaturę, bezpośrednio do docelowego miejsca. Bywa, że pracownia oferuje również specjalne transportery, umożliwiające również wygodne i bezpieczne przechowywanie deserów na imprezę w lokalu. Oczywiście, wszystko to może się to wiązać z dodatkową opłatą.
Bardzo często lokale, w których odbywają się imprezy, nawiązują kontakt z firmami cateringowymi zajmującymi się ich oprawą. Wówczas nie trzeba się martwić logistyką.
Jeśli jednak zamówienie deserów na imprezę nie jest duże, można się skusić na samodzielny transport. Należy jednak pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu ciast na imprezę podczas przewozu oraz zapewnieniu im odpowiednich warunków przechowywania.
Jak przechowywać torty i ciasta?
Najlepszym miejscem do przechowywania deserów na imprezę jest chłodnia lub po prostu lodówki w lokalu, w którym jest ona organizowana. Tylko takie warunki zabezpieczą desery i ciasta przed wysychaniem, rozpływaniem, zepsuciem, a także utratą formy. To szczególnie ważne w przypadku artystycznych deserów na imprezy, które mają robić wrażenie nie tylko smakiem, ale i wyglądem.
W jakiej temperaturze należy przechowywać wypieki?
Desery z owocami oraz kremowe ciasta i torty na imprezy należy przechowywać w lodówce, w temperaturze nie większej niż 5ºC. Z kolei ciasta drożdżowe, biszkopty i bezy, które nie posiadają dodatków, wystarczy przechowywać w temperaturze pokojowej, w szczelnie zamkniętym pojemniku. Także kruche ciasto nie lubi niskiej temperatury, w której szybciej twardnieje. Wystarczy je zabezpieczyć przed wysychaniem i przechowywać w temperaturze pokojowej.
Zamawiając ciasto i tort na imprezę, warto się zapytać o warunki ich przechowywania. Z pewnością każda pracownia poda wszelkie wskazówki do tego, by wypieki zachowały swój smak, formę i świeżość jak najdłużej.
Czy wypieki można mrozić?
Zamawiając desery na imprezy, należy liczyć się z tym, że coś może zostać albo też impreza zostanie przełożona o kilka dni. Co zrobić z nadmiarem ciasta po imprezie? Lub jak zabezpieczyć desery na przyjęcie?
Warto wiedzieć, że zdecydowaną większość ciast i tortów można zamrozić, szczególnie te, które są z kremem. Mrozić można babki, serniki czy ciasta drożdżowe, a także torty. Należy jednak uważać na desery z galaretką czy owocami – galaretka może nie zachować swojej formy, zaś owoce puszczać soki.
Najlepiej też zasięgnąć wiedzy fachowców. pracownia wykonująca ciasta na imprezę z pewnością poinformuje, co można z nimi zrobić w razie zbyt dużej ilości lub konieczności dłuższego przechowywania przed imprezą.
Jak długo wypieki mogą być poza lodówką?
Większość ciast, tortów i deserów, szczególnie tych z kremami, owocami i galaretkami nie powinna stać zbyt długo poza lodówką. Prawda jest jednak taka, że zamawianie deserów na imprezy okolicznościowe wiąże się z tym, że przez kilka godzin będą one stały poza lodówką, nie zawsze w klimatyzowanym pomieszczeniu i zazwyczaj nic złego nie dzieje się ze słodkościami. O tym, jak zadbać o wypieki na imprezie z pewnością pracownia poinformuje, bo wiele zależy od tego, co zostanie zamówione.
Ile porcji tortu i ciast zamówić dla gości?
Zazwyczaj, zamawiając słodki catering na imprezę, należy liczyć się z ilością 3 kawałków ciasta na osobę. Nie każdy deser musi być jednak w takiej samej ilości, szczególnie jeśli chodzi o bardziej ekstrawaganckie słodkości, które nie każdego kuszą. Wszystko więc zależy od ogólnej liczby zamawianych smakołyków. Wiele pracowni ma limity zamówień, np. 10 sztuk jednego rodzaju deseru. Wówczas warto zapytać, jaka ilość na daną liczbę gości – z doświadczenia pracowników – będzie odpowiednia.
Kiedy warto zamówić candy bar na imprezę?
Zamawianie candy baru na imprezę odbywa się na takich samych zasadach, jak w przypadku innych ciast – im wcześniej zamówi się słodkości na imprezę, tym lepiej!
Kiedy podawać gościom tort na przyjęciu?
To, kiedy podać tort na weselu, jest kwestią indywidualną. Podobnie wygląda serwowanie słodkości na imprezach firmowych czy innych. Wiele zależy od okoliczności – czasem tort na przyjęciu bywa punktem kulminacyjnym, np. w przypadku urodzin firmy – wówczas powinien stanowić swego rodzaju otwarcie imprezy. Jeśli jednak ma być po prostu atrakcją – może zostać podany w godzinach wieczornych, na deser.